10. Anonim Şirket Olağanüstü Genel Kurul

ANONİM ŞİRKETLER 


1) Dilekçe

2) Çağrılı genel kurullarda Yönetim Kurulu Gündem kararı (1 adet fotokopi)

3) Noter tasdikli Genel Kurul Toplantı Tutanağı (TTK 64/4 – 375/f 422/2 ye göre GKTM defterine yapıştırılmalı) (1 adet asıl – 1 adet fotokopi)

4) Hazır Bulunanlar (Hazirun) Listesi (1 adet asıl). Tek pay sahipli şirketlerde (Değişik ibare:RG-9/10/2020-31269)  genel kurul toplantısına katılabilecekler listesinin hazırlanması zorunlu değildir. (Yönetmelik Madde 14)

Ortaklar arasında bir tüzel kişi  varsa ve bu tüzel kişinin temsilcilerinin yetkilerinin müştereken olması halinde genel kurula katılacak ve oy kullanacak temsilci lehine bu işlemi yapmak üzere müşterek temsilcinin vereciği temsil belgesinin de toplantı sırasında toplantı başkanlığına ibraz edilmesi gerekmektedir.

5) Bakanlık temsilcisi atama yazısı (Bakanlık temsilcisi bulundurma zorunluluğu olan toplantılarda) (1 adet asıl) . Genel kurul toplantılarında (Ek ibare:RG-9/10/2020-31269)  Kuruluş ve esas sözleşme değişikliği işlemleri Bakanlık iznine tabi olan şirketler hariç olmak üzere tek pay sahipli şirketlerin tüm genel kurul toplantıları bakanlık temsilcisi talep edilmeden de yapılabilir. (Yönetmelik Madde 32)

6) Vekaleten katılım varsa Noter onaylı vekaletnameŞirket ortakları Vekilleri vasıtasıyla toplantıda temsil edilebilmeleri için vekâletnamenin noter onaylı şekilde düzenlenmesi (Mülga ibare:RG-9/10/2020-31269) (…) gerekir. (Yönetmelik Madde 18/7)

7) Çağrılı genel kurullarda gündemin yayımlandığı sicil gazetesi fotokopisi ile iadeli taahhütlü gönderi fotokopileri.

8) Genel kurulda yönetim kurulu seçimi var ise görev taksimi ve şirketin temsilinin ne şekilde olacağına dair Noter Onaylı Yönetim Kurulu Görev Dağılımı ve Temsil Kararı (1 adet asıl – 1 adet fotokopi)

9) Temsil ve İlzama yetkili Yönetim Kurulu üyelerinin imza örneği/imza beyanı (Kamu kurum ve kuruluşlarınca veri tabanlarında tutulan imza kaydının bulunmaması veya kaydın temin edilememesi halinde, ilgililerin imzaları, fiziki olarak notere onaylattırılmak veya herhangi bir Ticaret Sicili Müdürlüğünde yazılı beyanda bulunmak suretiyle müdürlüğe verilir.) (1 adet asıl)

10) Pay sahibi olmayan ve temsil yetkisi de verilmeyen yönetim kurulu üyelerinin bu görevi kabul ettiklerine ilişkin yazılı beyanları. (TSY Madde 69 / h)

11) Bir tüzel kişi yönetim kuruluna üye seçildiği takdirde, tüzel kişiyle birlikte, tüzel kişi adına, tüzel kişi tarafından belirlenen, sadece bir gerçek kişinin belirlenmesine ilişkin yetkili organ kararının noter onaylı örneği.

12) Görüşüldü ise “Genel Kurulunun Çalışma Esas ve Usulleri Hakkında İç Yönerge” (1 adet asıl)

Notlar:

– Bakanlık temsilcisinin katılmadığı genel kurullarda, şirketin ortaklık durumunun kontrol edilebilmesi için PAY DEFTERİNİN Müdürlüğümüze ibraz edilmesi gerekmektedir.

 Görev Dağılımı kararında yönetim kurulu üyelerinin T.C. kimlik numaraları (yabancı uyrukluların vergi numaraları) belirtilmelidir.

 Yabancı uyruklu yönetim kurulu üyelerinin noter onaylı pasaport sureti ile ikameti Türkiye’de olan yabancı uyruklu için İkamet İzin Belgesi noter tasdikli sureti (1 adet asıl)  ve adresi gösterir Nüfus Müdürlüğü İkametgah Belgesi (1 adet asıl) ile Potansiyel vergi görüntüleme belgesi eklenmelidir.

 Genel kurul ve yönetim kurulu kararlarında yetkililerin adları kısaltılmadan yazılmalıdır.

 Tüzel kişi ortağın yönetim kuruluna seçilmesi halinde; tüzel kişi adına imza atacak, tüzel kişi tarafından belirlenen gerçek kişinin adı, soyadı, yerleşim yeri ve vatandaşlığına dair noter onaylı tüzel kişinin yetkili organ kararı.

Yönetim kurulunun alacağı görev dağılımı kararında aşağıdaki ibarelerin yer alması gerekmektedir.

“-Yönetim kurulu başkanlığına/başkan vekilliğine/üyeliğine ………………………… ŞİRKETİ seçilmiştir.

-Yönetim kuruluna seçilen …………………………………..…………… ŞİRKETİ tarafından, gerçek kişi temsilcisi olarak, . …………………………………………….. adresinde ikamet eden T.C.uyruklu, …………………………….…. T.C. Kimlik no’lu, …………………  ………………… belirlenmiştir.”

– Elektronik ortamda alınan kararların ayrıca notere tasdik ettirilmesine gerek yoktur.

-Yönetim kurulu kararlarında başkanın/başkan vekilinin imzası bulunmuyorsa kararla birlikte TTK 392/7 ye göre istemde bulunulduğuna dair belgenin (noterden ihtarname) ibrazı gereklidir.

NOT: https://mersis.ticaret.gov.tr/ adresinden elektronik başvuru yapmanız gerekiyor.